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ケータリングパーティを成功に導くために

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【ケータリングパーティを成功に導くポイント 事前準備編】

1.開催の趣旨を明確化にしましょう。

開催趣旨によってパーティスタイルは千差満別。忘年会、新年会、懇親会、歓送迎会、納会、新商品発表会、事務所開き、賀詞交換会、慰労会などなど、どんな主旨でどんな目的のパーティなのかを明確にして、開催運営者内で共有すると共に、要件整理しておきましょう。

2. ケータリングサービを選びましょう。

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数ある会社の中からケータリングサービスを選ぶには、今までのパーティ実績やケータリングプランの価格帯、料理の種類など、ケータリングサービスのWEBサイトなどを調べましょう。問い合わせをしてから返答までの対応などを確認することで、迅速に対応いただけるかなどのサポート力を判断することもひとつです。また、見積りからパーティ実施までのフローなど、事前に確認をしておきましょう。パーティ実績があり、親身に相談してもらえるサポート力のあるケータリングサービスがおすすめです。

3. 幹事を中心に複数名でパーティ運営を担当しましょう。

パーティ開催にあたり、様々な役割が発生します。パーティ開催の準備や開催当日のトラブルなど、バタバタしないようにする為には、幹事一人では対応ができないケースがあります。ケータリングパーティを開催する場合には複数名で運営することがポイントです。ケータリング会社などとの連絡窓口、当日の受付担当、パーティ進行担当、会計係など、役割毎に担当者を決めて、幹事を中心にパーティ開催することでケータリング当日に混乱することなどがないよう準備しましょう。

4. 招待客リストを作成しましょう。

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パーティにお招きする招待客のリストは、団体名、肩書き、氏名、住所、電話番号、メールアドレスなど、正確に管理しましょう。団体名のふりがなを入力しておくと、50音順などの並べ替えができるので便利です。 また、リスト作成後には誤字などないか複数人で確認するようにしましょう。誤ったリスト作成は、会社としての信用を失うことにもなりかねません。

5. 開催日を決定しましょう。

ビジネスシーンでのパーティ開催日は基本的にウィークデーに開催されることがが多いです。ウィークデーのなかでも月曜日はなるべく避けた方が無難です。前日が日曜日ということもあり、主催者側は日曜日に準備が必要になったり、招待された方もうっかり忘れがちになったり。 また、連休の前後もタブーです。連休前日は予定を入れている人が案外多く、任意参加のパーティは参加者が減ってしまうケースも多々あるとか。縁起を気にする方もいらっしゃいますので、大安吉日など、六曜をチェックして良い日にちを選ぶというのもよいでしょう。 なお、プライベートなケータリングパーティを開催する場合には、土日祝日の集客率がアップしますのでおすすめです。

6. 開催時間を決定しましょう。

ケータリングパーティの所要時間は、開宴からお開きまで平均2時間、受付開始は開宴30分前が一般的な所要時間です。開宴時間は、ビジネスシーンでのパーティは一般的な終業後の19時頃からをおすすめしております。セミナー後の懇親会などはセミナー終了後にそのままパーティにつなげることで参加者同士が違和感なく参加できるよう、セミナーの時間も含めてスケジューリングしましょう。また、プライベートな集まりの場合、お昼や夕方など食事の時間帯に合わせるのをおすすめします。

7. 受付業務の明確にしておきましょう。

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作成した招待客リストを元に、出欠確認を行います。 名刺受取のトレイや記名帳(名刺を忘れた方用)の準備や招待状の回収方法など、受付時の方法について事前に確認しておきましょう。招待客リストなどはふりがなを入力し、五十音順に整理しておくことをお勧めします。 受付担当者は、招待状の発送や招待客リストを作成した人が兼務すると効率的でおすすめです。

8. 会計係を選任しましょう。

大人数の会費制パーティなどでは、受付係と会計係を別々に設けることをおすすめします。 会計の際に釣り銭や領収書を渡す場合がありますので、あらかじめ準備をしておきましょう。会計係は、できれば経理の部署の方など、普段から経理業務に精通した方が担当するのが望ましいです。

9. クローク係を選任しましょう。

クローク業務は受付係と兼務する事が一般的ですが、招待客の多い大人数のパーティでは各担当を分けましょう。クローク札は市販品を活用するか、手作りのカードを作成するのも良いでしょう。いずれの場合も忘れずに用意しておきましょう。 荷物の紛失などのトラブルを起こさないためにも、クローク担当者はパーティ開催中も持ち場を離れないようにすることが大切です。パーティ終了時にはクローク係が忙しくなるので、受付担当がクロークを手伝うなど、送客時の混雑を緩和するポイントです。

ケータリングパーティ成功へ導くポイント 事前準備は終了です。

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